Preventivní kontroly
Od plánu s periodou po doklad, který jde předat zákazníkovi a dohledat za tři roky.
Proč to má aplikace řešit
Kontrola není událost v kalendáři
§ 102 zákoníku práce ukládá zaměstnavateli soustavně vyhledávat rizika, přijímat opatření a kontrolovat jejich dodržování. Kontrola je tedy část cyklu, ne samostatný úkon: má vstup (plán a předmět), průběh (účastníci, zjištění) a výstup (doklad a termín té příští).
Proto je kontrola v aplikaci záznam se stavem, ne řádek v tabulce termínů.
Perioda, ze které plyne příští termín
Z plánu i mimo plán
Kontrola může vzniknout z plánu s periodou, nebo stát sama o sobě. Mimořádná kontrola po události se nemusí vtěsnávat do plánu, aby vůbec šla zapsat.
Příští termín z provedení
Termín další kontroly se počítá od ukončení té předchozí a periody plánu, ne od plánovaného data. Kontrola provedená o měsíc později posune i tu následující.
Po termínu se pozná samo
Že kontrola propadla, nehlídá člověk. Označí ji ranní úloha, která zároveň zakládá kontroly z plánů, připomíná blížící se termíny a upozorňuje na končící platnost.
Pozastavení a zrušení s důvodem
Kontrola se dá pozastavit nebo zrušit, vždy s důvodem a se záznamem kdo a kdy. Ze seznamu nezmizí, jen přestane strašit v termínech.
Čeho se kontrola týkala
Kontrola se váže na konkrétní místa a věci, ne na volný text v poznámce. Z toho pak jde vyhledávat.
Místa a lidé
Střediska, objekty, pracoviště a pracovní místa, kterých se kontrola týkala, plus účastníci. U každé kontroly je odděleně vidět odpovědná osoba, ten kdo ji provedl a firma, za kterou ji provedl.
Zařízení a chemické látky
Ke kontrole se připojí konkrétní kusy z registru zařízení i chemické látky, kterých se týkala. Na kartě kusu je pak seznam kontrol, které jím prošly.
Zjištění a pozorování
Z kontroly vznikají zjištění a opatření. Pozorování je jejich lehčí forma: zápis o tom, co bylo vidět, bez povinnosti hned zakládat nedostatek.
Odečty a náklady
U revize se zapíše stav počítadla provozních hodin, prostoj a náklady po položkách. Roční náklady na kus se pak nesčítají ručně.
Vlastní i cizí kontrola
Zapsat jde i kontrolu, kterou provedl někdo jiný: revizní technik s vlastním číslem zprávy nebo inspektorát. Státní kontrola má vlastní příznak, aby se ve statistice nemíchala s prevencí.
Zápis na místě
Kontrola se vede v prohlížeči telefonu, takže zjištění i s fotkou vzniká tam, kde na něj člověk kouká. Ne večer v kanceláři podle poznámek na papíře.
Doklad o kontrole
Z hotové kontroly se sází doklad podle šablony protokolu. Dostane číslo z řady vedené zvlášť pro každého zákazníka a rok, takže se čísla nekříží mezi firmami. Doklad nese i to, co se při kontrole zapsalo jako závěr: strukturovaný výsledek, prohlášení o provozuschopnosti tam, kde dává smysl, a datum platnosti, od kterého se odvíjí další činnost.
U předání se eviduje, kdy byl doklad předán a kdo ho převzal. Externí revizní zpráva si zachová své původní číslo, aby ji šlo spárovat s papírem, který má zákazník v šanonu.
Kontroly, které po sobě něco nechají
Plán, provedení a doklad v jedné agendě SafetyFrog Alpha 1.