Informace o zpracování osobních údajů
Verze informace-2026-10, platná od 1. 11. 2026.
Tady vysvětlujeme, jak zacházíme s osobními údaji v aplikaci SafetyFrog a na webu safetyfrog.cz. Text plní informační povinnost podle čl. 13 a 14 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále „GDPR").
1. Kdo údaje zpracovává
Správce: Ing. Vít Hofman, IČO 020 65 681, místo podnikání Města Mayen 1536, 686 01 Uherské Hradiště (dále „provozovatel", „my").
Kontakt pro otázky a žádosti týkající se osobních údajů: gdpr@safetyfrog.cz, nebo poštou na adresu výše. Pro běžnou podporu k aplikaci slouží podpora@safetyfrog.cz.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů jmenován není, protože v rozsahu současného provozu ho čl. 37 odst. 1 GDPR nevyžaduje. Provozovatel tuto otázku znovu posoudí, pokud se rozsah zpracování podstatně zvýší.
2. Dvě role: kdy jsme správce a kdy ne
Aplikace zpracovává dva druhy údajů a u každého máme jinou roli.
Údaje o vás jako uživateli (váš účet, přihlašování, komunikace s námi) a údaje návštěvníků webu zpracováváme jako správce. Platí pro ně tento dokument.
Údaje o zaměstnancích a dalších osobách, které do aplikace zapisuje zákazník (například osobní údaje zaměstnance, jeho pracovní zařazení, lékařské prohlídky, úrazy, školení), zpracováváme jako zpracovatel pro zákazníka. Správcem je zákazník, typicky váš zaměstnavatel. Rozhoduje o tom, jaké údaje se o vás vedou a proč, a vy se na něj obracíte se žádostmi. Podrobnosti najdete v kapitole 9.
3. Proč a na jakém základě údaje zpracováváme
| Účel | Jaké údaje | Právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Účet uživatele a poskytování aplikace | jméno, příjmení, e-mail, telefon, role a oprávnění, zákazník a firmy, ke kterým máte přístup, nastavení, jazyk | u zákazníka, který je fyzickou osobou: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); u uživatelů, které pozval zákazník: náš oprávněný zájem a oprávněný zájem zákazníka na tom, aby vám mohl zpřístupnit aplikaci (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | po dobu existence účtu; po zrušení účtu nebo skončení smlouvy se zákazníkem 30 dní, pak výmaz |
| Přihlašování a zabezpečení | přihlašovací e-mail, otisk hesla (heslo samo neznáme), čas přihlášení, IP adresa, údaje o prohlížeči a zařízení, neúspěšné pokusy, jednorázové kódy | oprávněný zájem na zabezpečení služby a dat zákazníků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a povinnost zajistit zabezpečení (čl. 32 GDPR) | záznamy o přihlášení a bezpečnostní záznamy 12 měsíců, pak se automaticky mažou |
| Záznam o souhlasu s podmínkami | kdo, kdy a s jakou verzí podmínek a smlouvy o zpracování souhlasil | oprávněný zájem na prokázání obsahu smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | po dobu smlouvy a 4 roky po jejím skončení (promlčecí lhůta a rezerva na doručení žaloby) |
| Smlouva se zákazníkem a fakturace | jméno a kontakt osoby jednající za zákazníka, IČO, DIČ, adresa, platby | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) podle daňových předpisů | faktury a další daňové doklady po dobu, kterou ukládají daňové předpisy; je-li provozovatel plátcem DPH, 10 let od konce roku, ve kterém bylo plnění uskutečněno (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty) |
| Podpora, hlášení chyb, zpětná vazba | obsah vaší zprávy, kontakt, snímky obrazovky, které pošlete | oprávněný zájem na vyřízení požadavku a zlepšování aplikace (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | 3 roky od vyřízení |
| Provozní oznámení (změna podmínek, odstávka, bezpečnostní upozornění, konec bety) | e-mail, jméno | plnění smlouvy a oprávněný zájem na informování uživatelů (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR) | po dobu existence účtu |
| Předregistrace na webu (waitlist) | e-mail, IP adresa, čas souhlasu a potvrzení | souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) | nepotvrzené zápisy do 48 hodin; potvrzené 12 měsíců od potvrzení nebo do odvolání souhlasu |
| Provoz a bezpečnost webu | IP adresa, čas, adresa stránky, stavový kód, údaje o prohlížeči (záznamy serveru) | oprávněný zájem na zabezpečení a provozu webu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | 30 dní |
| Ochrana formulářů před roboty | IP adresa, údaje o prohlížeči a zařízení | oprávněný zájem na ochraně před zneužitím (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | podle podmínek Cloudflare, u nás se neukládají |
| Měření návštěvnosti webu (Google Analytics 4) | identifikátor cookie, zkrácené údaje o zařízení a chování na webu | souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.); bez souhlasu se měření nespustí | 2 měsíce (doba uchování údajů nastavená v Google Analytics) |
| Ochrana právních nároků | údaje potřebné k prokázání, obraně nebo uplatnění nároku | oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | po dobu trvání sporu nebo promlčecí lhůty |
Oprávněný zájem jsme u každého účelu posoudili: jde o běžný a očekávatelný provoz aplikace, zpracovává se jen nezbytný rozsah a proti takovému zpracování můžete vznést námitku (kapitola 7).
4. Odkud údaje máme
Většinu údajů nám dáte sami. Pokud vám účet založil zákazník (typicky zaměstnavatel nebo jeho bezpečnostní technik), dostali jsme od něj vaše jméno, e-mail, případně telefon a informaci, jakou roli v aplikaci máte. Do aplikace se přihlašujete e-mailem a heslem; přihlášení účtem jiné služby (například Google nebo Microsoft) aplikace v současnosti nenabízí.
Údaje nutné k založení a používání účtu jsou podmínkou, abychom vám mohli aplikaci zpřístupnit. Jiné údaje dávat nemusíte.
5. Komu údaje předáváme
Údaje předáváme jen dodavatelům, kteří nám pomáhají aplikaci provozovat, a to jako našim zpracovatelům na základě smlouvy o zpracování:
- Hetzner Online GmbH (Německo): servery, databáze a zálohy,
- Sendinblue SAS (Brevo) (Francie): odesílání e-mailů,
- Cloudflare, Inc. (USA): ochrana formulářů před roboty,
- Google Ireland Limited (Irsko): měření návštěvnosti webu, jen s vaším souhlasem,
- dodavatelé umělé inteligence (Anthropic a Google), pokud funkci umělé inteligence použijete a zadáte do ní své údaje (například nadiktujete záznam, kde je slyšet váš hlas).
Úplný seznam s účelem, sídlem a zárukami je na stránce Subzpracovatelé (safetyfrog.cz/pravni/subzpracovatele/).
Dále můžeme údaje předat orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon, a svému daňovému poradci nebo advokátovi, kteří jsou vázáni mlčenlivostí. Údaje neprodáváme a nepředáváme k marketingu nikomu dalšímu.
6. Předávání mimo Evropskou unii
Data aplikace jsou uložena v Německu. Mimo EU mohou odcházet jen tyto údaje:
- technické údaje z ochrany formulářů (Cloudflare, USA),
- údaje zadané do funkcí umělé inteligence (Anthropic a Google; zpracování probíhá i v USA),
- údaje z měření návštěvnosti, pokud k němu dáte souhlas (Google, USA).
Předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně osobních údajů v rámci EU-USA (prováděcí rozhodnutí (EU) 2023/1795), pokud je příjemce certifikován, a vždy také o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí (prováděcí rozhodnutí (EU) 2021/914). Kopii záruk vám na požádání poskytneme.
7. Vaše práva
Máte právo:
- na přístup: zjistit, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a dostat jejich kopii (čl. 15 GDPR),
- na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR); jméno a kontakt si opravíte i sami v nastavení účtu,
- na výmaz údajů, které už nepotřebujeme nebo které zpracováváme neoprávněně (čl. 17 GDPR),
- na omezení zpracování, například po dobu, kdy ověřujeme vaši námitku (čl. 18 GDPR),
- na přenositelnost údajů, které jste nám dali na základě smlouvy nebo souhlasu, ve strojově čitelném formátu (čl. 20 GDPR),
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21 GDPR),
- odvolat souhlas kdykoli, a to stejně snadno, jako jste ho dali; zákonnost dřívějšího zpracování tím není dotčena,
- podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, posta@uoou.gov.cz, datová schránka qkbaa2n, www.uoou.gov.cz.
Žádost pošlete na kontakt v kapitole 1. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás informujeme. Abychom údaje nevydali cizí osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti, typicky odpovědí z e-mailu u účtu.
8. Automatizované rozhodování a umělá inteligence
Nerozhodujeme o vás automatizovaně ve smyslu čl. 22 GDPR a neprofilujeme vás. Funkce umělé inteligence v aplikaci připravují návrhy (například text zjištění z fotografie nebo přepis diktátu), které vždy potvrzuje nebo upravuje člověk. Výstupy umělé inteligence aplikace označuje. Nahrávku diktátu mažeme po přepisu, nejpozději do 7 dní; přepis zůstává v záznamu, ke kterému patří.
9. Pro zaměstnance a další osoby vedené v aplikaci
Pokud o vás v aplikaci vede údaje váš zaměstnavatel nebo jiný zákazník, platí:
Kdo je správce. Správcem je ten, kdo vás v aplikaci eviduje (zaměstnavatel, případně firma, která pro něj zajišťuje bezpečnost práce). My údaje zpracováváme jen podle jeho pokynů a pro jeho účely.
Proč zaměstnavatel údaje vede. Nejčastěji proto, že mu to ukládají předpisy: zákoník práce (bezpečnost práce, školení, osobní ochranné prostředky, evidence úrazů), zákon o specifických zdravotních službách (pracovnělékařské prohlídky a posudky), zákon o ochraně veřejného zdraví (kategorizace prací a evidence rizikových prací), zákon o zajištění dalších podmínek BOZP a zákon o požární ochraně. Informace o tom, jaké údaje o vás vede a proč, vám má dát zaměstnavatel.
Rodné číslo a zdravotní údaje. Rodné číslo smí zaměstnavatel zapsat jen tam, kde to zákon dovoluje (například evidence zaměstnanců na rizikových pracích). Zdravotní údaje (závěr lékařského posudku, úraz, nemoc z povolání) vidí jen uživatelé, kterým to zaměstnavatel povolil. Do funkcí umělé inteligence se rodná čísla ani zdravotní údaje neposílají.
Jedna osoba u více zaměstnavatelů. Pracujete-li pro víc zákazníků aplikace, vede o vás každý z nich vlastní záznam se svými údaji. Záznam jednoho zákazníka ostatní nevidí. Máte-li v aplikaci vlastní účet, uvidíte v něm své záznamy u všech zákazníků, kteří vás k účtu pozvali; údaj, který v samoobsluze změníte, se uloží jen u zaměstnavatele, pro kterého právě pracujete, pokud nezvolíte uložení u všech. Aplikace žádnému zákazníkovi nesděluje, že vás eviduje i jiný zákazník, ani který: kontrola, zda už osoba v aplikaci není, prohledává jen vlastní záznamy zákazníka. Podrobnosti upravuje čl. 7 Smlouvy o zpracování osobních údajů.
Fotografie z pracoviště. Na fotografiích zjištění (například nebezpečného místa) můžete být zachyceni. Uživatelé mají fotografovat tak, aby lidé nebyli poznat, pokud to k věci není potřeba.
Jak uplatnit svá práva. Obraťte se na svého zaměstnavatele nebo toho, kdo vás v aplikaci eviduje. Pokud žádost pošlete nám, předáme ji bez zbytečného odkladu příslušnému zákazníkovi a dáme vám vědět, komu jsme ji předali. Stížnost můžete podat také u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
10. Zabezpečení
Data jsou uložena v datových centrech certifikovaných podle ISO/IEC 27001 v Německu, přenášena šifrovaně, hesla ukládáme jen jako kryptografický otisk, přístup se řídí rolemi, citlivé údaje se maskují a zálohy mimo server jsou šifrované. Podrobný popis opatření je v příloze Smlouvy o zpracování osobních údajů.
11. Změny tohoto dokumentu
Tento dokument aktualizujeme, když se změní způsob zpracování nebo seznam dodavatelů. Každá verze má označení a datum. O podstatných změnách informujeme uživatele v aplikaci nebo e-mailem. Předchozí verze jsou k dispozici na webu safetyfrog.cz.