📄 Systém řízené dokumentace
Konec chaosu v souborech. Jedna centrální databáze dokumentů s plným řízením životního cyklu — od konceptu po archivaci.
Bez řízené dokumentace
- Směrnice v e-mailu, havarijní plán na disku
- Nikdo neví, která verze je platná
- Chybí záznamy o seznámení zaměstnanců
- Při auditu hledáte dokumenty hodinu
- Revize se zapomínají, dokumenty expirují
Se SafetyFrog α1
- Jeden centrální systém pro všechny dokumenty
- Automatické verzování každé změny
- Elektronická evidence prokazatelného seznámení
- Při auditu kliknete a máte vše připravené
- Automatické upozornění na blížící se revize
Co vám řízená dokumentace přinese
Konkrétní výhody, které pocítíte hned od prvního dne.
Ušetříte hodiny času
Žádné prohledávání e-mailů, sdílených disků a USB flashek. Všechny dokumenty na jednom místě, dostupné jedním klikem. Fulltextové vyhledávání napříč celou databází.
Jste chráněni při auditu
Kompletní audit trail — kdo vytvořil, kdo schválil, kdo se seznámil. Při kontrole inspektorátu práce máte vše připravené. Prokazatelně a elektronicky.
Nic vám neunikne
10 automatizovaných procesů denně hlídá termíny, expiraci, seznámení a podpisy. Vy nemusíte hlídat nic — systém hlídá za vás.
Máte přehled
Tabulkový i stromový pohled na dokumentaci. 6 filtrovacích chipů — vaše dokumenty, ke schválení, k podpisu, k seznámení, k revizi. Okamžitý přehled.
Zapojíte celý tým
7 stakeholder rolí — od zpracovatele po informovaného. Každý vidí jen to, co se ho týká. Strukturované připomínky s vlákny a závažností.
Nikdy neztratíte verzi
Každá úprava vytvoří novou verzi automaticky. Kompletní historie — co se změnilo, kdo to změnil, kdy. Možnost kdykoliv se vrátit k předchozí verzi.
Dokument přiložíte k čemukoli
Díky systému Entity Links přiložíte dokument k jakékoli entitě v SafetyFrog jedním klikem — a systém automaticky zdědí organizační kontext.
K pracovišti
Místní provozní předpisy, bezpečnostní pokyny pro konkrétní stroj nebo pracoviště. Vždy po ruce, přímo v detailu pracoviště.
K objektu
Požární evakuační plán, označení únikových cest, revizní zprávy — přímo u objektu, kde platí.
Ke kontrole
Protokoly z preventivních prohlídek, fotodokumentace — provázané s konkrétní kontrolou.
K osobě
Osvědčení, certifikáty, osobní dokumenty — vše u konkrétního zaměstnance.
Ke zjištění
Fotodokumentace nedostatku, technické zprávy — přímo u zjištění z kontroly.
K opatření
Technická dokumentace, návody — provázané s nápravným opatřením.
Organizační kontext se dědí automaticky.
Přiložíte dokument k pracovišti „CNC hala" → systém automaticky přiřadí zákazníka, zaměstnavatele, pobočku i středisko. Žádné ruční vyplňování.
Životní cyklus dokumentu v praxi
Od vytvoření po archivaci — 9 stavů, plně řízený workflow, nic se nepřeskočí.
Nahrajte nebo vytvořte dokument
Nahrajte soubor (PDF, Word, Excel) nebo vytvořte dokument přímo v systému. Zadejte název, kategorii, odpovědné osoby a termín platnosti. Systém automaticky přiřadí verzi 1.0.
Kontrola a připomínkování
Kontrolor zkontroluje obsah, může přidat strukturované připomínky s kategorií a závažností. Blokující připomínky zabraňují přechodu dál, dokud nejsou vypořádány.
Schválení s elektronickým podpisem
Schvalovatel dostane notifikaci, schválí dokument a podepíše ho PINem. Systém eviduje datum, IP adresu a digitální otisk. Možnost automatického vydání po schválení.
Distribuce a prokazatelné seznámení
Definujte rozsah platnosti na 7 úrovních organizační struktury (zákazník → pracoviště). Systém automaticky rozešle k seznámení a eviduje kdo, kdy a s čím se seznámil. Noví zaměstnanci se doplňují automaticky.
Revize a archivace — automaticky
Blíží se konec platnosti? Systém upozorní 14 dní předem. Nová verze projde workflow, předchozí se archivuje. Kompletní historie verzí zůstane dostupná.
Podpis s audit trailem
Každý stakeholder podepisuje vlastním PINem. Kompletní trasovatelnost — kdo, kdy, odkud.
PIN podpis
Každý stakeholder zadá svůj 4místný PIN. Podpis se provede automaticky po zadání — rychle a bezpečně (bcrypt hashování).
Audit trail
Datum, IP adresa, User-Agent, digitální otisk dokumentu. Při zamítnutí se podpisy automaticky revokují. Kompletní historie.
PDF certifikát
Vygenerujte si PDF certifikát podpisu jedním klikem — s kompletními údaji o podpisu, stavu dokumentu a stakeholderech.
Deadliny a eskalace
Nastavte termíny podpisů per osoba nebo celou roli. Systém posílá remindery 3 dny, 1 den před a eskaluje po deadlinu.
Jaké dokumenty můžete řídit
📋 Směrnice a řády
Směrnice BOZP, požární řády, poplachové směrnice, organizační řády — s prokazatelnou evidencí seznámení zaměstnanců.
📊 Registr rizik
Registr s automatickým verzováním. Při každé aktualizaci vznikne nová verze, máte historický přehled vývoje rizikového profilu.
🚨 Havarijní plány
Havarijní a evakuační plány s automatickou distribucí a potvrzením seznámení klíčových osob.
📝 Provozní předpisy
Místní provozní předpisy pro stroje a zařízení. Přiložíte přímo k pracovišti díky Entity Links.
📑 Kategorizace prací
Dokumenty kategorizace pracovních pozic s napojením na modul kategorizace prací v SafetyFrog.
📄 Certifikáty a osvědčení
Osobní certifikáty, osvědčení odborné způsobilosti — přiložte přímo k osobě. Systém hlídá platnost.
Dejte svým dokumentům řád
9 stavů workflow, elektronické podpisy, 10 automatizací denně. Řízená dokumentace, která konkurenci nemá. Nechte nám email a dáme vám vědět o spuštění.