📄 Systém řízené dokumentace
Konec chaosu v souborech. Jedna centrální databáze dokumentů s plným řízením životního cyklu.
Bez řízené dokumentace
- Směrnice v e-mailu, havarijní plán na disku
- Nikdo neví, která verze je platná
- Chybí záznamy o seznámení zaměstnanců
- Při auditu hledáte dokumenty hodinu
- Revize se zapomínají, dokumenty expirují
Se SafetyFrog α1
- Jeden centrální systém pro všechny dokumenty
- Automatické verzování každé změny
- Elektronická evidence prokazatelného seznámení
- Při auditu kliknete a máte vše připravené
- Automatické upozornění na blížící se revize
Co vám řízená dokumentace přinese
Konkrétní výhody, které pocítíte hned od prvního dne.
Ušetříte hodiny času
Žádné prohledávání e-mailů, sdílených disků a USB flashek. Všechny dokumenty na jednom místě, dostupné jedním klikem. Fulltextové vyhledávání napříč celou databází.
Jste chráněni při auditu
Kompletní audit trail — kdo vytvořil, kdo schválil, kdo se seznámil. Při kontrole inspektorátu práce máte vše připravené. Prokazatelně a elektronicky.
Nic vám neunikne
Automatické notifikace na blížící se konec platnosti dokumentu, nesplněné seznámení nebo čekající schválení. Systém hlídá termíny za vás.
Máte přehled
Dashboard ukazuje stav dokumentace — kolik dokumentů čeká na schválení, u kolika se blíží revize, kdo se ještě neseznámil. Okamžitý přehled.
Zapojíte celý tým
Každý vidí jen to, co se ho týká. Zaměstnanci mají přístup ke svým dokumentům, vedoucí vidí stav svého úseku, OZO má přehled přes celou firmu.
Nikdy neztratíte verzi
Každá úprava vytvoří novou verzi automaticky. Kompletní histori e— co se změnilo, kdo to změnil, kdy. Možnost kdykoliv se vrátit k předchozí verzi.
Životní cyklus dokumentu v praxi
Od vytvoření po archivaci — vše automaticky.
Nahrajte nebo vytvořte dokument
Nahrajte soubor (PDF, Word, Excel) nebo vytvořte dokument přímo v systému. Zadejte název, kategorii, odpovědnou osobu a datum platnosti. Systém automaticky přiřadí verzi 1.0.
Schvalovací proces
Dokument přejde do stavu ke schválení. Schvalovatelé dostanou notifikaci a mohou dokument schválit, nebo vrátit k přepracování s komentářem. Stavový přechod: koncept → ke schválení → schváleno → platný.
Distribuce a prokazatelné seznámení
Schválený dokument se automaticky zpřístupní přiřazeným osobám nebo pracovním pozicím. Každý zaměstnanec potvrdí seznámení elektronicky. Systém eviduje kdo, kdy a s jakým dokumentem se seznámil.
Automatická revize a archivace
Blíží se konec platnosti? Systém upozorní odpovědnou osobu s dostatečným předstihem. Nová verze projde schvalovacím procesem, předchozí se automaticky archivuje. Kompletní historie verzí zůstane dostupná.
Jaké dokumenty můžete řídit
📋 Směrnice a řády
Směrnice BOZP, požární řády, poplachové směrnice, organizační řády — s prokazatelnou evidencí seznámení zaměstnanců.
📊 Registr rizik
Registr s automatickým verzováním. Při každé aktualizaci vznikne nová verze, máte historický přehled vývoje rizikového profilu.
🚨 Havarijní plány
Havarijní a evakuační plány s automatickou distribucí a potvrzením seznámení klíčových osob.
📝 Provozní předpisy
Místní provozní předpisy pro stroje a zařízení. Automatická revize při změnách legislativy.
📑 Kategorizace prací
Dokumenty kategorizace pracovních pozic s napojením na modul kategorizace prací v SafetyFrog.
📄 Ostatní dokumenty
Protokoly, záznamy, zprávy, certifikáty — cokoliv, co potřebuje řízený životní cyklus a audit trail.
Dejte svým dokumentům řád
Vyzkoušejte řízení dokumentace v SafetyFrog α1. Nechte nám email a dáme vám vědět o spuštění. bez závazků.